後任が決まらないまま辞めるときの引き継ぎ書。業務の一覧と置き場所のまとめ方

後任が決まっていない引き継ぎ書は、宛名のない手紙に近いものです。
読むのは上司かもしれないし、半年後に入ってくる新しい人かもしれません。
誰が読んでも、書いた本人に電話をかけずに仕事を再開できる。
そこまで書けていれば、退職日に引き継ぎが終わっていなくても、渡すものは渡せています。

口頭で教える相手がいないぶん、書類がすべてを背負います。
ただ、全部を文章で説明しようとすると、何十ページにもなって誰も読みません。
書くのは「何の仕事が、いつあって、どこに何があるか」の一覧と、そこから先へたどるための道しるべです。

業務を、回ってくる間隔ごとに書き出す

最初の1時間は、思いつく仕事を順番を気にせず書き出します。
出しきったら、回ってくる間隔で並べ替えます。
毎日、毎週、毎月、四半期、年に1回、頼まれたときだけ、の6つに分けると、抜けが見つけやすくなります。

表にすると、次のような形になります。

表の右端の「今の状態」が、後任のいない引き継ぎでは特に効きます。
途中で止まっている仕事は、止まった場所が分からないと、誰も続きを拾えません。
「見積りを出して返事待ち」「先方の押印待ち」のように、次に誰が動く番なのかまで書きます。

年に1回の仕事は、カレンダーと送信済みメールから拾う

抜けやすいのは、毎日の仕事ではなく、年に1回しか来ない仕事です。
覚えているつもりでも、書き出す日に思い出せないことがあります。

拾うには、過去12か月の予定表を1か月ずつさかのぼって見ます。
そのあと、メールの送信済みフォルダを月ごとに眺めます。
自分が誰に何を送ったかの記録は、自分の記憶より正確です。
年度末の報告、更新の手続き、毎年同じ時期の発注などが、ここで見つかります。

自分が入社したときに前任者から受け取った資料が残っていれば、それも開きます。
当時は書かれていて、今は自分のやり方に変わっている手順があれば、引き継ぎ書には今のやり方を書きます。
古い資料を添付するときは、どこが今と違うかを一言そえておかないと、読む人は古いほうを信じます。

置き場所は、たどり着ける書き方で書く

「共有フォルダにあります」とだけ書いた引き継ぎ書は、読む人を迷わせます。
フォルダの階層を上から順に書き、ファイル名まで入れます。
紙の書類なら、どの棚の何段目の、何色のファイルかまで書きます。

システムや取引先のサイトにログインして行う仕事は、どのシステムで、どの画面から入るかを書きます。
パスワードそのものは、引き継ぎ書に書き込みません。
アカウントの切り替えや受け渡しは、社内の手順に沿って、上司や管理者と相談して決めます。

1つの業務について、どこまで書けば足りるかの目安を置いておきます。

手順は、自分がふだん無意識にしている操作ほど省きがちです。
書いたら一度、その手順だけを見て画面を操作してみます。
途中で迷った所が、書き足す所です。

自分のパソコンの中にしか無いものを、外に出す

引き継ぎ書を書いているうちに、資料の置き場所が「自分のパソコンのデスクトップ」になっている業務が見つかります。
個人のフォルダやメールの添付にしか無いファイルは、退職してアカウントが止まると、誰も開けなくなることがあります。
共有の場所に移し、引き継ぎ書には移した先を書きます。

移すときに、ファイル名も見直します。
「最新」「修正版2」「最終_本当に最終」といった名前は、作った本人にしか区別がつきません。
日付と中身が分かる名前に付け替えて、古い版は「旧」のフォルダにまとめます。
どのファイルを移してよいか、社内の決まりで迷うものは、上司に聞いてから動かします。

書類にならない知識もあります。
「〇〇社の担当者は、電話よりメールのほうが返事が早い」「この見積りは毎回、値引きの相談が来る」。
こうした取引先ごとのくせは、業務の一覧の「注意」の欄に1行ずつ書き足しておくと、半年後に読む人の役に立ちます。

読む人を、上司に決めてもらう

後任がいなくても、引き継ぎ書を受け取る人はいたほうがいい。
書き終える日の1週間ほど前に、上司に「この書類を、いったん誰が預かるか」を決めてもらいます。
預かる人が決まれば、その人の空いた時間に30分でも画面を一緒に見ながら説明できます。

「後任が決まるまで辞めないで」と言われたとき

引き継ぎの話をしていると、こう言われることがあります。
民法627条1項は、期間の定めのない雇用について、解約の申入れから2週間がたつと雇用が終わると定めていて、2週間は申し入れが会社に届いた時から数えます（民法97条1項）。
厚生労働省のモデル就業規則の解説も、期間の定めのない雇用では、会社の承認がなくても、原則として14日を経過したときは退職となる、と説明しています。

一方で、厚生労働省のハンドブック「知って役立つ労働法」は、予告もせずにいきなり会社に行かなくなると、会社から問題視されてトラブルに発展する場合がある、としています。
退職の意思を上司に伝え、書面で届け出て、仕事の引き継ぎをするといった社会的ルールを守ってやめることが、トラブルの防止のために大切だ、という書き方です。
そのうえで、就業規則などに退職の申し出の時期を定めている会社も多いので、退職の手続がどうなっているかを調べることも必要だ、としています。

自分の会社の決まりは、就業規則の退職の条を開いて確かめます。
「1か月前までに申し出る」のような定めがあるなら、その日数と、引き継ぎ書を仕上げる日を、同じカレンダーに書き込みます。
申し出の時期の考え方は、退職を伝えるのは内定の前？後？でも触れました。

契約社員など期間の定めがある働き方は、この説明とは扱いが変わります。
自分の契約がどちらに当たるか分からない、話がこじれて前に進まない、というときは、労働局や労働基準監督署の中に置かれている総合労働相談コーナーに電話で聞けます。
お金はかからず、予約も要りません。
ただし窓口が開いているのは平日だけで、土日・祝日と12月29日から1月3日までは閉まっています。
受付の時間や昼の休憩は窓口ごとに違うので、厚生労働省の一覧で近くの窓口の時間を確かめてからかけます。

出典: e-Gov法令検索「民法」第97条・第627条／厚生労働省「モデル就業規則」第52条の解説／厚生労働省「知って役立つ労働法～働くときに必要な基礎知識～」／厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」（当サイトで要約）

引き継ぎ書は、最終出社日の前日に完成させるものではありません。
預かる人と一緒に読む時間を残して、その2〜3日前には形にしておきます。
表の「今の状態」の欄だけは、最終出社日の夕方にもう一度書き換えます。

今夜やるのは、その手前の1つです。
メールの送信済みフォルダを1年前の月まで戻し、毎年同じ時期に送っている宛先を、紙に書き出します。

アイキャッチのイラストはAI生成です。